Rolleuklarhed i teams: Skeln mellem job, ansvar og bidrag

Funktionsrollen beskriver fag og position. Ansvaret beskriver resultat og mandat. Teamrollen beskriver observeret bidragsadfærd.

Hvem ejer resultatet, bidrager, beslutter og skal høres? Forskellige svar viser uklarheden bedre end et nyt diagram.

Et Annual Review af moderne work design fremhæver, at teknologiske og organisatoriske ændringer giver medarbejdere større ansvar for at forme arbejdet, men også nye krav og usikkerheder. Det støtter behovet for at afklare mandat og afhængigheder omkring den konkrete opgave. Annual Review: A New Era for Work Design

En permanent Idémand eller Afslutter skaber nye kasser. Aftal bidrag for den aktuelle fase.

Produkt og salg troede begge, at den anden fulgte kundetesten. Teamet navngav resultatejer, beslutningsejer og konkrete bidrag.

Mål om medlemmer kan forudsige næste beslutning samt ventetid, dobbeltarbejde og tabte opgaver.

Jobbeskrivelser løser ikke altid problemet, fordi den praktiske teamrolle og den formelle funktionsrolle er forskellige lag.

Brug en rolle- og bidragsaftale for den næste leverance og sammenlign forventninger på tværs.

1. Afgræns situationen Vælg en virkelig beslutning, leverance eller relation inden for rolleuklarhed – ikke et generelt karaktertræk.

2. Definér resultatet Beskriv hvad rolleuklarhed skal påvirke, inklusive kvalitet, rammer og hvorfor resultatet betyder noget.

3. Sammenlign fortolkninger Lad de involverede forklare, hvad de mener er vigtigst i situationen omkring rolleuklarhed.

4. Undersøg motivationen Spørg hvad der giver energi, skaber modstand eller opleves som en risiko i rolleuklarhed.

7. Følg effekten Vurder det konkrete mål for rolleuklarhed, og justér valget på baggrund af observationer.

Belbin beskriver observerbar adfærd i teams – ikke en fast personlighed. I rolleuklarhed bruges profilen derfor som grundlag for at forstå naturlige bidrag, andres observationer og mulige alternative handlinger – ikke som en instruktion om altid at bruge de foretrukne roller.

I den danske Belbin-tilgang kobles profilen til den virkelige udfordring i rolleuklarhed. Lederen undersøger mål, forskellige fortolkninger, motivation og nødvendige bidrag. Formålet er at lede de rigtige styrker frem på det rette tidspunkt – ikke at sætte mennesker i kasser.

Afklar først teamets mål og nedbryd derefter ansvar omkring konkrete leverancer og beslutninger.

Lederen skal kunne sige, hvad indsatsen omkring rolleuklarhed skal ændre, hvordan ændringen kan ses, og hvilke begrænsninger teamet arbejder indenfor. Ellers bliver metoden et mål i sig selv.

Uklare roller påvirker motivation forskelligt: nogle fylder tomrummet, andre venter eller beskytter deres grænser.

Belbin fortæller ikke mekanisk, hvad en person er motiveret af i rolleuklarhed. En Teamrolle beskriver observeret bidragsadfærd; motivation påvirkes også af værdier, erfaring, anerkendelse, relationer, ambition og livssituation. Supplér derfor profilen med samtale og observation i den aktuelle kontekst.

Lederen kan ikke gøre alle dele af rolleuklarhed lige motiverende for alle. Hun kan derimod skabe tydelighed, passende autonomi, relevant feedback og en opgavefordeling, hvor flere oplever meningsfuldt ansvar.

Person og adfærd Beskriv hvad der konkret blev gjort i situationen med rolleuklarhed. Undgå at gøre et mønster til en fast identitet.

Intention og effekt Anerkend hvad personen forsøgte at beskytte eller skabe, men vurder bidraget på dets effekt på målet for rolleuklarhed.

Naturlig styrke og nødvendigt bidrag Undersøg om den foretrukne adfærd er rigtig i rolleuklarhed, om en håndterbar rolle skal aktiveres, eller om en kollega bør få plads.

Rolleuklarhed findes ofte mellem to mennesker snarere end inde i én jobbeskrivelse. Bed derfor hver part formulere, hvad den forventer at modtage, hvornår og med hvilket kvalitetsniveau. Sammenlign svarene og aftal, hvordan ændrede forudsætninger kommunikeres. Belbin kan derefter belyse samarbejdsbidragene, men den konkrete leveranceaftale skal stå for sig selv.