Hvordan skaber vi stærkt tværgående samarbejde?

Tværgående samarbejde forbinder mennesker på tværs af en formel organisationsstruktur. Det kan ske mellem afdelinger, fagligheder, geografier eller selvstændige organisationer. Samarbejdet kan være permanent, men opstår ofte omkring en kunde, en proces, et projekt eller en kompleks opgave.

Det særlige er den gensidige afhængighed. Parterne kan ikke skabe det ønskede resultat ved blot at optimere deres egen del. De skal dele information, afveje hensyn og koordinere beslutninger på tværs.

Hver afdeling har sin egen faglighed, historie, leder, prioritering og ofte sine egne mål. Det skaber nødvendig specialisering, men også forskellige billeder af, hvad der er vigtigst. Når tid eller ressourcer bliver knappe, vil medarbejdere typisk vende tilbage til de mål, de selv bliver målt på.

Problemet er derfor sjældent manglende god vilje alene. Uklart mandat, konkurrerende KPI’er, forskellige arbejdssprog og manglende forståelse af hinandens bidrag kan gøre et tværgående initiativ langsomt og konfliktfyldt.

Organisationen inviterer normalt de rette funktioner ind: eksempelvis salg, økonomi, teknologi og drift. Det sikrer adgang til faglig viden. Det siger derimod ikke, hvordan deltagerne vil arbejde sammen.

To specialister kan have samme uddannelse og titel, men bidrage vidt forskelligt i gruppen. Belbins skelnen mellem teamrolle og funktionsrolle gør dette andet lag synligt.

Et tværgående team skal kunne formulere det resultat, medlemmerne ejer sammen. Hvis opgaven blot beskrives som koordinering eller videndeling, bliver det uklart, hvilke beslutninger gruppen skal træffe, og hvornår den har haft succes.

Den fælles opgave bør forbindes med konkrete beslutningsrettigheder. Hvad må teamet afgøre? Hvilke ressourcer kan det prioritere? Hvilke uenigheder skal eskaleres? Belbin kan ikke erstatte dette mandat, men metoden kan hjælpe teamet med at bruge mandatet bedre.

Belbin beskriver observerbar adfærd frem for faste personlighedstyper. Det gør det muligt at tale om, hvad mennesker bidrager med i arbejdet, uden at gøre faglighed eller personlighed til problemet.

Når en økonom udfordrer en idé, kan det forstås som et nødvendigt analytisk bidrag frem for modstand. Når en kollega presser på for handling, kan teamet undersøge, om fremdriften er hjælpsom eller forceret. Sproget gør forskellene mere saglige og anvendelige.

Den tværgående leder kan sjældent basere sig på formel autoritet alene. Deltagerne har andre ledere og forpligtelser. Ledelsesopgaven bliver derfor at skabe retning, koordinering og commitment omkring den fælles opgave.

Belbin kan tydeliggøre, hvem der naturligt samler perspektiver, hvem der åbner eksterne muligheder, hvem der driver tempo, og hvem der omsætter beslutninger til en holdbar plan. Det betyder ikke, at disse mennesker får faste titler. Det betyder, at bidragene kan fordeles bevidst.

Midlertidige grupper har ikke altid tid til langsom relationsopbygning. De har brug for hurtig afklaring af opgaven, hinandens styrker og den praktiske arbejdsform.

En Belbin Teamrapport kan give et samlet billede af gruppens foretrukne bidrag, mulige overlap og fraværende perspektiver. Teamet kan derefter aftale, hvordan det håndterer møder, beslutninger, overleveringer og opfølgning.

Når samarbejdet konsekvent taber til lokale mål og identiteter, kan der være tale om silotænkning. Det kræver en skelnen mellem strukturelle barrierer og de relationelle eller adfærdsmæssige mønstre, teamet selv kan påvirke.

Belbin kan styrke forståelsen og samarbejdet mellem mennesker. Hvis budgetter, belønning og beslutningssystemer direkte modarbejder den fælles opgave, kræver løsningen samtidig organisatoriske ændringer.

Et forløb kan begynde med en afgrænset tværgående opgave og de mennesker, som konkret skal løse den. Belbin-profiler og en Teamrapport bruges til at undersøge teamets samlede ressourcer og skabe aftaler om anvendelsen.

Målet er ikke blot større forståelse. Teamet skal kunne pege på, hvilke beslutninger, overleveringer eller arbejdsformer der bliver anderledes efter forløbet.