Jacob Jacobsen har arbejdet med projektledelse, processer og organisationsudvikling i mere end 15 år. Som civilingeniør, projektleder, underviser og stifter af Flecta Consulting arbejder han i et felt, hvor struktur, metoder og klare processer er afgørende.
Men projekter lykkes ikke alene, fordi de rigtige fagligheder er samlet omkring bordet.
Det er en problemstilling, Jacob ser igen og igen.
Når et projekt bemandes, sker det typisk ud fra de kompetencer, der skal til for at løse de faglige og tekniske opgaver. Der skal måske være en IT-specialist, en økonom, en driftsrepræsentant, en jurist eller en faglig ekspert.
Det er nødvendigt.
Men der bliver ofte tænkt langt mindre over, hvordan de mennesker faktisk skal samarbejde.
Det er her, Jacob ser en af projektlederens vigtigste opgaver.
Fra projektstyring til projektledelse
Flecta Consulting arbejder blandt andet med projekt- og procesledelse, uddannelse og organisatorisk udvikling. Jacob har gennem sit arbejde beskæftiget sig med både klassiske og agile projektmetoder og har en omfattende baggrund inden for projektledelse, PMO, processer og undervisning.
Den metodiske side af projektledelse fylder derfor naturligt meget.
Men på Flectas projektlederuddannelse står emner som projektplanlægning, interessentanalyse, risiko og styring side om side med projektorganisation, teamudvikling, situationsbestemt ledelse, kommunikation og konflikthåndtering.
Det er ikke tilfældigt.
Et projekt kan have en klar business case, en gennemtænkt projektorganisation og en detaljeret plan og stadig få problemer, når arbejdet skal udføres i praksis.
For projekter gennemføres ikke af metoder og modeller alene.
De gennemføres af mennesker.
Certificeret i Belbin siden 2009
Jacob blev certificeret i Belbin i januar 2009.
Certificeringen kom oprindeligt, fordi Belbin var en fast del af projektlederuddannelsen, han arbejdede med. Men gennem årene er Teamrollerne blevet ved med at være relevante af en anden grund.
Belbin beskriver ikke en fast type, som en person er låst til.
Det er en rolleprofil, og den samme person kan bidrage forskelligt i forskellige teams og projekter.
Det er en vigtig pointe for Jacob.
Projektarbejde er kontekstafhængigt. Et team ændrer sig, opgaven ændrer sig, presset ændrer sig, og relationerne ændrer sig.
Samtidig spiller observatørfeedbacken en central rolle.
Forskellige kolleger kan opleve den samme persons bidrag forskelligt, og deres billede kan også afvige væsentligt fra personens egen opfattelse.
Det giver anledning til refleksion.
Ikke over, om profilen er “rigtig” eller “forkert”, men over hvad andre faktisk oplever i samarbejdet.
Projektlederen skal kunne se mere end fagligheden
For Jacob handler Belbin derfor ikke om at finde de rigtige mennesker i abstrakt forstand.
Det handler om at hjælpe projektlederen med at få øje på forskellig adfærd omkring sig.
Når et projektteam er sammensat ud fra faglighed, har projektlederen ikke nødvendigvis mulighed for at vælge et perfekt balanceret team.
Opgaven bliver i stedet at forstå de mennesker, der er der, og bruge deres forskellige styrker bedre.
Nogle skaber ideer.
Nogle analyserer.
Nogle driver arbejdet frem.
Nogle skaber relationer.
Nogle sikrer kvalitet og afslutning.
Ingen kombination gør et menneske mere eller mindre værdifuldt.
Men kendskab til egne og andres styrker gør det lettere at organisere samarbejdet realistisk.
Det er også derfor, Jacob ser selvindsigt som en del af projektlederfagligheden.
Jo bedre projektlederen forstår sine egne præferencer og blinde vinkler, desto lettere bliver det at se, hvilke bidrag der skal hentes hos andre.
Observatørerne gør forskellen tydelig
På projektlederuddannelsen oplever Jacob ofte, at deltagerne reagerer meget direkte på deres profil.
“Hold da op, hvor rammer den godt,” er en reaktion, han ofte møder.
Men de mest interessante refleksioner kommer ikke nødvendigvis fra selve selvbeskrivelsen.
De kommer, når observatørernes vurderinger bliver lagt ved siden af.
Nogle deltagere opdager, at andre ser dem meget anderledes, end de selv havde forventet.
Det kan være udfordrende.
Men det er netop dér, læringen bliver relevant.
For samarbejde handler ikke kun om, hvordan vi selv oplever vores intentioner.
Det handler også om, hvordan vores adfærd bliver oplevet af andre.
Teamet skal ikke kun forstås ved kickoff
Belbin bliver ofte forbundet med opstarten af et team.
Jacob ser det bredere.
Når et projekt begynder, kan det være nyttigt at skabe et fælles sprog for forskelle og samarbejde.
Men behovet forsvinder ikke efter forming-fasen.
Tværtimod.
Projekter bliver påvirket undervejs.
Prioriteter ændres. Ressourcer forsvinder. Nye krav kommer til. Deadlines flytter sig. Konflikter opstår. Presset stiger.
I de situationer kan der være behov for at genbesøge den sociale adfærd i teamet.
Hvordan arbejder vi sammen lige nu?
Hvilke styrker bruger vi?
Hvilke bidrag mangler?
Hvad sker der med vores kommunikation under pres?
Det gør Belbin relevant som et løbende ledelsesværktøj, ikke bare som en øvelse ved projektets start.
Kommunikation er ofte det sted, hvor samarbejdet bliver synligt
En af de udfordringer, Jacob ser mest konsekvent i projekter, er kommunikation.
Rettidig kommunikation.
Tydelig kommunikation.
Og den rigtige mængde kommunikation.
Forskellige Teamroller kan have meget forskellige tilbøjeligheder her.
Nogle tænker mere, end de taler.
Nogle kommunikerer hurtigt det, der skal gøres, uden meget ekstra forklaring.
Andre taler sig frem til løsningen og involverer mange undervejs.
Ingen af delene er i sig selv forkert.
Men forskellene skaber problemer, hvis teamet ikke forstår dem.
Det samme gælder evnen til at sige til og fra og eskalere udfordringer.
Jacob ser, at projektledere og teammedlemmer nogle gange venter for længe med at rejse problemer.
Det kan hænge sammen med manglende tillid i organisationen.
Og netop her bliver teamudvikling og projektledelse tæt forbundne.
Et fælles sprog skaber bedre samarbejde
På Flectas projektlederuddannelse deler deltagerne deres Belbin-profiler med hinanden.
Det skaber en konkret forståelse af forskelle, som deltagerne derefter kan bruge direkte i gruppearbejdet.
Jacob oplever, at det giver større samhørighed og et mere tillidsfuldt læringsmiljø, hvor det bliver lettere at dele udfordringer.
Det er i sidste ende det, han ser som Belbins vigtigste bidrag til projektledelse:
Belbin giver projektlederen en bedre evne til at tage hensyn til de andre mennesker i projektet.
Projektmetoden kan beskrive strukturen.
Men projektlederen skal stadig få menneskene i strukturen til at fungere sammen.